Detyrat dhe planet e veprimit

Detyrat është radha e punës e çdo personi: telefonatat, mesazhet dhe detyrat që duhet të kryejë, të renditura sipas afatit. Detyrat mund t’i shtoni me dorë, dhe një plan veprimi mund t’i shtojë për ju. Një plan veprimi është një rutinë ndjekjeje, si “telefono tani, shkruaj në WhatsApp pas dy orësh, telefono sërish nesër”, që bëhet një grup detyrash për agjentin sapo mbërrin një kërkesë, dhe ndalon sapo dikush e arrin personin.

Agjentët i shohin dhe i punojnë detyrat e veta. Administratorët e agjencisë i shohin të vetat, mund të shohin detyrat e çdo agjenti dhe janë të vetmit që krijojnë plane veprimi. Detyrat i hapni nga Shitjet → Detyrat; planet e veprimit janë te Cilësimet → Planet e veprimit.

Detyrat e Artës për sot. Plani “Kërkesë e re blerësi” shtoi një telefonatë dhe një mesazh në WhatsApp për secilën nga dy kërkesat e saj të reja.

Faqja Detyrat

Faqja ka katër skeda. Të parat tri tregojnë sa detyra përmbajnë.

“Sot” ndjek zonën kohore të agjencisë suaj, e caktuar te Cilësimet e agjencisë. Një detyrë që e ka kaluar afatin bëhet e kuqe dhe tregon kur ishte afati, për shembull “Afati ishte 4 minuta më parë”. Nga dita tjetër kalon te Me vonesë.

Çdo detyrë tregon llojin e saj, çfarë duhet bërë, emrin e klientit (një lidhje drejt faqes së klientit) dhe afatin. Detyrat e shtuara nga një plan veprimi kanë një etiketë Plan veprimi.

Administratorët e agjencisë kanë një meny Detyrat e kujt mbi skedat. Si parazgjedhje tregon Të miat; zgjidhni një agjent për të parë detyrat e tij.

Detyrat e vetë Ilirit, te skeda Në vijim.

Shënim: detyrat nuk dërgojnë kujtesa ose njoftime kur vjen afati. Kontrolloni Sot dhe Me vonesë në fillim të ditës. Detyrat mund t’i shihni edhe te aplikacioni mobil.

Shtimi i një detyre

1. Klikoni Detyrë e re te faqja Detyrat, ose Shto detyrë te karta Detyrat e faqes së një klienti.
2. Plotësoni dialogun Detyrë e re (shihni tabelën).
3. Klikoni Shto detyrë. CRM-ja thotë “Detyra u shtua”.

Dialogu Detyrë e re, siç e shikon një administrator i agjencisë.

Kryerja e detyrave

1. Klikoni butonin e detyrës: Telefono, Dërgo në WhatsApp, Dërgo email ose Dërgo SMS. Hapet telefoni juaj, WhatsApp-i, aplikacioni i email-it ose i mesazheve. Nëse detyra ka një shabllon, mesazhi është i shkruar tashmë.
2. Bëni telefonatën ose dërgoni mesazhin.
3. Kur ktheheni në CRM, hapet dialogu Si shkoi? me Shëno detyrën si të kryer të shënuar tashmë. Zgjidhni një rezultat dhe klikoni Regjistro kontaktin.

Regjistrimi i kontaktit e shkruan atë në historikun e klientit dhe e shënon edhe detyrën si të kryer. Si llogaritet rezultati shpjegohet te Ndjekja.

Për një detyrë të thjeshtë (Detyrë), ose një detyrë që e keni kryer në mënyrë tjetër, shënoni kutinë në fillim të rreshtit që ta shënoni si të kryer. Hiqni shenjën për ta rihapur.

Për ta ndryshuar një detyrë, klikoni lapsin (Ndrysho detyrën). Për ta fshirë, klikoni shportën (Fshi detyrën) dhe konfirmoni; kjo nuk kthehet mbrapsht.

Planet e veprimit

Një plan veprimi është një listë hapash. Çdo hap bëhet një detyrë, me afat një kohë të caktuar pasi nis plani. Kur një plan niset për një klient, të gjithë hapat e tij bëhen detyra menjëherë, për agjentin e klientit, dhe shfaqen te Sot dhe Në vijim ndërsa vjen afati i tyre.

Plani “Kërkesë e re blerësi”, që po zbatohet për katër persona.

Krijimi i një plani

Vetëm administratorët e agjencisë mund të krijojnë, ndryshojnë ose fshijnë plane.

1. Shkoni te Cilësimet → Planet e veprimit dhe klikoni Shto plan.

2. Jepini planit një Emri, për shembull “Kërkesë e re nga Marketplace”. Lëreni Aktiv të aktivizuar.

3. Shtoni Hapat. Për secilin:

   • Pas: sa kohë pasi nis plani vjen afati i detyrës, si një numër dhe një Njësia (orësh ose ditësh). 0 do të thotë menjëherë.
   • Lloji: Telefonatë, WhatsApp, Email, SMS ose Detyrë.
   • Detyra: çfarë sheh agjenti, për shembull “Telefono për t’u prezantuar”.
   • Shablloni: për hapat e WhatsApp-it, email-it dhe SMS-it, mesazhi që dërgon agjenti, i plotësuar për personin.

   Klikoni Shto hap për një hap tjetër, ose Hiq hapin për ta hequr një.

4. Nën Niset vetë, zgjidhni cilat kërkesa të reja e nisin planin vetë: Burimet, Çfarë kërkuan, ose të dyja. Lini të dyja bosh nëse plani duhet të niset vetëm me dorë.

5. Lëreni të aktivizuar Ndalo kur personi kontaktohet nëse plani duhet të mbarojë sapo një agjent e arrin personin.

6. Klikoni Shto planin. CRM-ja thotë “Plani u shtua”.

Rregullat për hapat:

• Një plan ka 1 deri në 30 hapa.
• Një hap mund të ketë afat më së shumti një vit pasi nis plani.
• Hapat ndjekin rendin e kohës së tyre, cilido rend që t’i keni shkruar. Një hap i ri vendoset një ditë pas të fundit.

Lista e planeve tregon hapat e secilit plan, cilin shabllon përdor secili, kur niset (“Niset vetë për …” ose “Niset me dorë nga një klient”), nëse “ndalon kur personi kontaktohet” ose “vazhdon deri në fund”, dhe për sa persona po zbatohet. Përdorni çelësin për ta çaktivizuar një plan pa e fshirë.

Shënim: ndryshimi i një plani nuk ndryshon detyrat që ka krijuar tashmë. Fshirja e një plani e ndalon për të gjithë ata për të cilët po zbatohet dhe heq detyrat e tyre të hapura.

Kur niset një plan vetë

Një plan niset vetë kur një kërkesë e re i jepet një agjenti në çastin që mbërrin, ose kur një agjent e merr një kërkesë nga lista e përbashkët ose nga një ofertë. Niset vetëm nëse plani është aktiv dhe kërkesa përputhet:

• nëse keni plotësuar Burimet, burimi i kërkesës duhet të jetë një prej tyre;
• nëse keni plotësuar Çfarë kërkuan, kërkesa duhet të jetë një nga ato lloje pyetjesh;
• nëse keni plotësuar të dyja, duhet të përputhen të dyja.

Një kërkesë që shkon në listën e përbashkët nuk merr plan derisa dikush ta marrë. Klientët e shtuar me dorë me Shto klient nuk nisin kurrë vetë një plan. Një plan që po zbatohet tashmë për një klient nuk niset për herë të dytë.

Nisja e një plani me dorë

Çdo agjent ose administrator i agjencisë mund ta nisë një plan për një klient.

1. Hapni klientin dhe gjeni kartën Planet e veprimit.
2. Klikoni Nis.
3. Zgjidhni Plani. Ofrohen vetëm planet që janë aktive. Dialogu liston detyrat që do të shtojë, si “Tani: Telefono blerësin (Telefonatë)” dhe “Pas 2 orësh: …”.
4. Klikoni Nis planin. CRM-ja thotë “Plani u nis”.

Kur ndalon një plan

Karta Planet e veprimit në faqen e klientit tregon çdo plan që është zbatuar për të, të shënuar Në zbatim, Ndalur ose Përfunduar, me kohën kur nisi ose mbaroi.

Kur një plan ndalon, detyrat e tij të hapura hiqen. Detyrat që janë kryer tashmë mbeten te Të kryera. Nëse një klient ricaktohet, detyrat e hapura të planit kalojnë te agjenti i ri.

Shembull

Diçka e paqartë apo që mungon? Shkruani në [email protected] ose telefononi në +355 69 808 0118.