Shpërndarja e kërkesave vendos kush e merr çdo kërkesë të re dhe sa shpejt duhet t’i përgjigjet. Ju shkruani rregulla si “kërkesat nga marketplace për shitje në Tiranë shkojnë te Arta dhe Besniku me radhë”, i renditni dhe zgjidhni ku shkon një kërkesë kur nuk përputhet asnjë rregull. Në të njëjtën faqe caktoni synimin e përgjigjes së agjencisë, kujtesat që marrin agjentët dhe kur njoftoheni ju, administratori, për një kërkesë që nuk ka marrë përgjigje.
Vetëm administratorët e agjencisë mund ta hapin këtë faqe. Shkoni te Cilësimet → Shpërndarja (nën titullin Kërkesat në menynë e cilësimeve).
Shpërndarja e kërkesave te Tirana Living para se të shtoheshin rregulla: çdo kërkesë shkon te agjenti i njoftimit.
Faqja ka tri pjesë: Rregullat e shpërndarjes, kartën Agjentët dhe kartën Shpejtësia e përgjigjes djathtas. Një kuti në krye shpjegon me një fjali si funksionon shpërndarja me cilësimet tuaja aktuale.
Si e gjen një kërkesë agjentin e vet
Kur mbërrin një kërkesë e re:
- Nëse personi ka tashmë një agjent, ose është tashmë në listën e përbashkët, mbetet aty ku është. Shpërndarja është vetëm për njerëzit që s’i ndjek ende askush.
- Nëse personi ka bërë një nga agjentët tuaj agjentin e vet në marketplace-in e SADE-s, kërkesa shkon drejt te ai agjent, për sa kohë agjenti është ende aktiv në agjencinë tuaj.
- Përndryshe rregullat provohen nga lart. Rregulli i parë që përputhet me kërkesën dhe mund ta caktojë, vendos kush e merr.
- Nëse asnjë rregull nuk e cakton, kërkesa shkon te zgjidhja që keni zgjedhur: agjenti i njoftimit, ose lista e përbashkët.
Agjentët që kanë çaktivizuar Pranoj kërkesa të reja anashkalohen në çdo hap. Shihni Pranimi i kërkesave të reja.
Shtimi i një rregulli
- Klikoni Shto rregull. Hapet dialogu Shto një rregull shpërndarjeje.
- Jepini rregullit një Emri, për shembull “Shitjet nga Marketplace në Tiranë”. Lëreni Aktiv të aktivizuar.
- Nën Cilat kërkesa, plotësoni kushtet që duhet të plotësojë kërkesa. Lëreni një fushë bosh që të përputhet me çdo gjë.
- Nën Jepja, zgjidhni si ndahet kërkesa dhe te kush.
- Klikoni Shto rregullin. CRM-ja thotë “Rregulli u shtua”.
Cilat kërkesa
| Fusha | Çfarë të shkruani |
|---|---|
| Burimet | Nga vjen kërkesa. Zgjidhni një sugjerim (SADE Marketplace, Website, MerrJep, Indomio, idealista, Rightmove) ose shkruani çfarëdo burimi dhe shtypni Enter. Duhet të përputhet saktësisht me burimin siç e shfaq CRM-ja, por shkronjat e mëdha dhe të vogla nuk kanë rëndësi. |
| Çfarë kërkuan | Lloji i pyetjes: U regjistrua, Pyetje, Do të shesë, Pyeti për një pronë, Pyetje e përgjithshme, Telefonoi, Erdhi në një ditë vizitash. |
| Qytetet | Zona që mbulon rregulli, si listë qytetesh. Shkruani të paktën tri shkronja për të gjetur secilin. |
| Llojet e pronave | Llojet e pronës, të grupuara sipas kategorisë. |
| Shitje ose qira | Shitje ose qira (njëra ose tjetra), Për shitje ose Me qira. |
| Çmimi nga (EUR) dhe Çmimi deri në (EUR) | Një interval çmimi, i krahasuar me çmimin e njoftimit në euro. “Nga” nuk mund të jetë më i lartë se “deri në”. |
Një rregull përputhet vetëm kur përputhet çdo fushë që keni plotësuar.
E rëndësishme: Qytetet, Llojet e pronave, Shitje ose qira dhe çmimi vijnë të gjitha nga njoftimi për të cilin është kërkesa. Një kërkesë pa njoftim nuk përputhet kurrë me një rregull që i përdor ato. Kjo përfshin pyetjet e përgjithshme, email-et e kërkesave nga portale të tjera dhe pyetjet për një projekt.
Mënyrat si ndahen kërkesat
| Jepja | Çfarë ndodh | Çfarë zgjidhni |
|---|---|---|
| Me radhë | Secilit agjent me radhë. | Agjentët (një ose më shumë), dhe sipas dëshirës Anashkalo agjentët me shkallë përgjigjeje nën një përqindje. |
| Kush e merr më shpejt | Kërkesa u ofrohet të gjithë agjentëve njëkohësisht. E merr i pari që e kërkon. Nëse askush nuk e merr në kohë, shkon në listën e përbashkët. | Agjentët, dhe Koha për ta marrë në minuta (1 deri 1.440; 10 si parazgjedhje). |
| Një agjent | Gjithmonë i njëjti person. | Agjenti (saktësisht një). |
| Lista e përbashkët | Kërkesa shkon në listën e përbashkët, ku çdo agjent mund ta marrë. | Asgjë tjetër. |
Mund të zgjidhni çdo agjent aktiv ose administrator të agjencisë suaj. Zgjedhësi tregon shkallën e përgjigjes së secilit person, dhe një etiketë Në pushim për këdo që nuk po pranon kërkesa të reja.
Si sillet secila:
- Me radhë ndjek rendin e agjentëve në rregull. Një agjent që është në pushim anashkalohet, por e mban radhën për kur të kthehet. Nëse e ndryshoni listën e agjentëve të rregullit, radha nis sërish nga agjenti i parë.
- Anashkalo agjentët me shkallë përgjigjeje nën kalon mbi agjentët që e kanë shkallën e përgjigjes nën shifrën e caktuar. Agjentët me më pak se 5 kërkesa në 30 ditët e fundit nuk anashkalohen kurrë, dhe nëse të gjithë agjentët janë nën shifër, nuk anashkalohet askush.
- Kush e merr më shpejt e shfaq kërkesën te Të ofruar për ju në faqen Kërkesat e reja të çdo agjenti, me një numërim mbrapsht.
- Nëse çdo agjent i një rregulli është në pushim, rregulli nuk mund ta caktojë kërkesën dhe provohet rregulli tjetër që përputhet.
Rendi i rregullave
Rregullat provohen nga lart poshtë, dhe fiton i pari që përputhet dhe mund ta caktojë kërkesën. Vendosini rregullat e ngushta mbi ato të gjera: një rregull për “shitjet nga marketplace mbi 200.000 €” duhet të qëndrojë mbi një rregull për “të gjitha kërkesat nga marketplace”, përndryshe nuk do të arrihet kurrë.
Çdo rregull në listë shkruhet si një fjali, për shembull “Kërkesat nga SADE Marketplace për shitje në Tiranë nga 80 mijë € deri në 250 mijë € → me radhë mes Arta Krasniqi dhe Besnik Leka”. Titulli i kartës tregon sa rregulla keni dhe sa janë aktive.
Për të ndryshuar një rregull:
- Rirenditje: tërhiqeni nga doreza e tij, ose përdorni Lart dhe Poshtë.
- Pauzë: përdorni çelësin e tij. Një rregull i çaktivizuar shfaq një etiketë Joaktiv dhe anashkalohet.
- Ndryshim: klikoni lapsin (Ndrysho), ndryshoni rregullin dhe klikoni Ruaj. CRM-ja thotë “Rregulli u ruajt”.
- Fshirje: klikoni shportën (Fshi) dhe konfirmoni me Fshi rregullin. Kërkesat e reja nuk kalojnë më nëpër të; kërkesat që ka caktuar tashmë e mbajnë agjentin e tyre.
Kur nuk përputhet asnjë rregull
Rreshti i fundit i kartës së rregullave tregon ku shkon një kërkesë kur asnjë rregull nuk e cakton. Këtë e zgjidhni te karta Shpejtësia e përgjigjes, nën Kur asnjë rregull nuk përputhet, jepja kërkesën:
- Agjentit të pronës (listës së përbashkët kur nuk ka pronë). Kjo është parazgjedhja. Një kërkesë për një njoftim shkon te agjenti të cilit i është caktuar njoftimi. Një kërkesë pa njoftim, ose me agjent njoftimi në pushim, shkon në listën e përbashkët.
- Listës së përbashkët, ku çdo agjent mund ta marrë.
Pa asnjë rregull, çdo kërkesë shkon te kjo zgjidhje.
Karta Agjentët
Karta Agjentët liston të gjithë ata që mund të marrin kërkesa, me:
| Kolona | Çfarë tregon |
|---|---|
| Agjenti | Emri i personit. |
| Kërkesat | Merr kërkesa, ose Në pushim nëse ka çaktivizuar Pranoj kërkesa të reja. |
| Shkalla e përgjigjes | Pjesa e kërkesave të agjentit të kontaktuara brenda synimit tuaj të përgjigjes gjatë 30 ditëve të fundit. Tregon Pak kërkesa derisa agjenti të ketë pasur 5 kërkesa në 30 ditë. |
Shkalla e përgjigjes numëron kërkesat që janë tani të agjentit. Kërkesat që nuk i ka kontaktuar askush llogariten si jo në kohë. Për një kërkesë që agjenti e ka marrë, koha llogaritet nga çasti i marrjes.
Karta është vetëm për lexim. Çdo agjent e aktivizon dhe e çaktivizon vetë Pranoj kërkesa të reja te faqja e vet Kërkesat e reja.
Cilësimet e shpejtësisë së përgjigjes
Karta Shpejtësia e përgjigjes ka një grup cilësimesh për gjithë agjencinë. Ato vlejnë për çdo kërkesë, cilido rregull që e ka caktuar.
| Cilësimi | Çfarë bën | Vlerat e lejuara | Parazgjedhja |
|---|---|---|---|
| Kontakto kërkesat e reja brenda | Synimi juaj i përgjigjes, në minuta. Shkalla e përgjigjes numëron kërkesat e kontaktuara brenda kësaj kohe, dhe kohëmatësit te faqja Kërkesat e reja bëhen qelibar pas saj. | 1 deri 1.440 | 5 |
| Kujto agjentin pas | Kujtesa, në minuta nga mbërritja e kërkesës, nëse askush nuk e ka kontaktuar ende personin. Shkruani një numër te Minuta dhe klikoni Shto kujtesë; hiqeni një kujtesë me kryqin e saj. | Deri në 6, secila 1 deri 10.080 | 5, 15 dhe 60 |
| Kujto edhe me SMS ose WhatsApp | Dërgon kujtesat edhe te numri i telefonit në profilin e agjentit. | Aktiv ose joaktiv | Joaktiv |
| Njofto administratorët pas | Minutat pas të cilave çdo administrator i agjencisë njoftohet se kërkesa ende nuk është kontaktuar. 0 e çaktivizon. | 0 deri 10.080 | 30 |
| Kalo kërkesën në listën e përbashkët kur njoftohen administratorët | Në atë çast, ia merr kërkesën agjentit të saj dhe e vendos në listën e përbashkët. | Aktiv ose joaktiv | Joaktiv |
| Kur asnjë rregull nuk përputhet, jepja kërkesën | Zgjidhja e përshkruar më sipër. | Agjentit të pronës ose listës së përbashkët | Agjentit të pronës |
| Merrni kërkesa shitësi nga marketplace | Ia ofron agjencinë tuaj pronarëve që shikojnë sa vlen prona e tyre në marketplace-in e SADE-s. Çdo pronar që zgjedh agjencinë tuaj mbërrin si një kërkesë e re, e shpërndarë sipas rregullave tuaja. | Aktiv ose joaktiv | Aktiv |
Klikoni Ruaj për t’i mbajtur ndryshimet, ose Hidh ndryshimet për t’i zhbërë. CRM-ja thotë “Cilësimet e shpejtësisë u ruajtën”.
Shënim: kujtesat me SMS dhe WhatsApp kërkojnë një shërbim mesazhesh të konfiguruar nga ana e SADE-s. Deri atëherë karta e thotë këtë, dhe kujtesat vijnë vetëm në CRM dhe si njoftime push te aplikacioni mobil.
Çfarë marrin agjentët dhe administratorët
Njoftimet e mëposhtme janë në shqip kur gjuha e CRM-së së agjencisë suaj është shqipja, dhe në anglisht për çdo gjuhë tjetër.
| Kur | Kush | Njoftimi |
|---|---|---|
| Një kërkesë i jepet një agjenti | Ai agjent | “Kërkesë e re: Marco Rossi”, me synimin, p.sh. “Kontaktojeni brenda 5 minutash.” |
| Një kërkesë ofrohet me Kush e merr më shpejt | Çdo agjent të cilit i ofrohet | “Merreni këtë kërkesë: …” |
| Një kërkesë përfundon në listën e përbashkët | Çdo agjent që po pranon kërkesa të reja, dhe administratorët e agjencisë | “Kërkesë e re në listën e përbashkët: …” |
| Kalon një minutë kujtese dhe askush nuk ka bërë kontakt | Agjenti i kërkesës, ose agjentët të cilëve u ofrohet | “Jonida Leka pret prej 5 min” |
| Kalon minuta Njofto administratorët pas | Çdo administrator i agjencisë | “Askush nuk e ka kontaktuar …”, me sa kohë dhe cili agjent |
Kujtesat dhe njoftimi i administratorëve llogariten nga mbërritja e kërkesës, edhe nëse një agjent e mori më vonë. Kur një kërkesë u përshkallëzohet administratorëve, kohëmatësi i saj bëhet i kuq. Të gjitha këto shkojnë te zilja dhe te faqja Njoftimet, dhe si njoftime push te aplikacioni mobil. Klikimi i njërit hap klientin.
Shembull
Ilir Dervishi, administratori i Tirana Living Real Estate, vendos shpërndarjen për herë të parë.
Rregulli 1, “Shitjet nga Marketplace në Tiranë”. Burimet: SADE Marketplace. Qytetet: Tiranë. Për shitje. Çmimi nga (EUR) 80000, Çmimi deri në (EUR) 250000. Jepja: Me radhë, agjentët Arta Krasniqi dhe Besnik Leka.
Rregulli 2, “Emailet e portaleve”. Burimet: MerrJep dhe Indomio. Jepja: Kush e merr më shpejt, agjentët Arta, Besniku dhe Erjona Hasani, Koha për ta marrë 10 minuta. Ky rregull nuk përdor qytet apo çmim, sepse email-et e portaleve nuk lidhen kurrë me një njoftim.
Zgjidhja kur nuk përputhet asnjë rregull mbetet Agjentit të pronës. Te Shpejtësia e përgjigjes ai e mban synimin 5 minuta, kujtesat në 5, 15 dhe 60 minuta, dhe Njofto administratorët pas 30.
Të hënën në mëngjes:
- Një blerës pyet në marketplace për një 2+1 në shitje në Bllok, Tiranë, me 145.000 €. Rregulli 1 përputhet dhe kërkesa shkon te Arta. Kërkesa tjetër shkon te Besniku.
- Një blerës pyet për një apartament me qira në Tiranë. Rregulli 1 nuk përputhet (është vetëm për shitje) dhe rregulli 2 as ai, ndaj kërkesa shkon te agjenti i njoftimit, Erjona.
- Një email nga MerrJep mbërrin në 10:00. Arta, Besniku dhe Erjona marrin secili “Merreni këtë kërkesë”. Besniku e merr në 10:04 dhe telefonon në 10:06. Për shkallën e tij të përgjigjes, 2 minutat llogariten nga çasti i marrjes.
- Të martën Besniku është në pushim dhe çaktivizon Pranoj kërkesa të reja. Shpërndarja me radhë e rregullit 1 ia jep Artës çdo kërkesë shitjeje nga marketplace derisa ai të kthehet, pastaj vazhdon me radhën e tij.
Diçka e paqartë apo që mungon? Shkruani në [email protected] ose telefononi në +355 69 808 0118.